Microsoft Project Professional 2016

Fördelar

• Kalkylbladets layout organiserar projektets tidslinjer och scheman
• Programvaran visar visuellt hur komplexa schemaläggningsaktiviteter går till
• Ger en solid ram för samarbete
• Hanterar alla projekttillgångar
• Skapar grafik för tidslinjer och tidsplaner

Nackdelar

• Det finns en brant inlärningskurva att övervinna
• Integreras inte bra med icke-Microsoftprogram

Som programvarans lådsetikett antyder används Microsoft Project Professional 2016 av företagsproffs för att digitalt hantera sina projekt. För de anställda som inte arbetar i en högpresterande företagsmiljö har den beskrivningen inte mycket verklig information att erbjuda. Om man uttrycker det så här: sviten med verktyg för företagsledning gör det möjligt för kontorschefstyper att organisera och samordna alla tänkbara projektkategorier på företaget. Från en rent kontorsbaserad affärsmodell till en som innehåller en produktionsfabrik av något slag, tar programvaran bort smärtan från överdrivet komplicerade affärsverksamheter.

Med hjälp av detta verktyg för centralisering av resurser samlar cheferna alla projektinnehav i en lättnavigerad layout. Om det bara finns en eller två chefer i ett företag, kan en rörig grupp av huvudprojektblock lösas upp till en systematiskt organiserad serie av uppgifter som är lätta att genomföra. Det är så mycket lättare att visualisera en plan eller ett schema när de anställdas ansvarsområden är digitalt ordnade på detta sätt. Men Microsoft Project Professional 2016 har mycket mer att erbjuda. Genom att lägga till kommunikativ kraft till programvaran öppnar dess samarbetsfunktioner en hel värld av möjligheter till resurssamordning. Från hela världen kan andra medlemmar i ett team lägga in sin del av arbetet. När man utnyttjar kommunikationskraften i MS Project Pro 2016 är ett samarbete mellan olika avdelningar på kontoret lika lätt att hantera som ett möte som samlar teammedlemmar från ett halvt dussin avlägsna nationer.

Så vad gör dessa företagsledare när de startar en session i denna programvaruarbetsyta? De jämför och justerar projekttidtabeller, upprättar tidsplaner, fördelar budgetar och tilldelar lagmedlemmar. Och det är bara början. Efter att ha planerat en grov tidsplan finns det en plan som ska finslipas och nyanserad tillgångsförvaltning att utföra. Chattar och virtuella möten hålls i ett programfönster, sedan fattas beslut och kommuniceras till alla medlemmar i projektteamet. Framför allt måste kommunikationsledningen upprätthållas. När mötena avslutas förs protokoll och plananteckningar registreras, återigen helt och hållet i gränssnittet för denna projekthanteringssvit. I slutändan motsvarar alla dessa resurser, alla dessa gruppmedlemmar och företagstillgångar en stor del av företagets utgifter. Om den investeringen inte ska gå till spillo måste varje beslut som fattas av varje projektmedlem redovisas och loggas digitalt. När allt kommer omkring består komplexa företagsplaner av många rörliga delar. De är sällan statiska, så dynamiska projektdelar behöver ständig övervakning och massor av samarbetsinput.

I slutändan är den programvara som beskrivs här avsedd att förankra alla dessa rörliga delar, att dra in data till en Windows-dator och återge alla projektblock i levande färg. När de olika ledningsmedlemmarna och de lägre gruppmedlemmarna kan visualisera planen kan de finjustera sina samarbetsinsatser och spara pengar. Komplexa tidsplaner bryts ner till lätt att följa när detta tillvägagångssätt används. Det är samma sak med tidslinjehantering och genomförandet av en målinriktad tidsplan. Genom att bryta ner alla sådana knöliga, svårgenomförda projektflöden i mindre bitar blir de lättare att hantera och administrera. Sedan strömmar rapporterna ut automatiskt från en förkonfigurerad Microsoft Project Professional 2016-panel, där endast avdelningsrelevanta uppgifter registreras på det kalkylbladliknande pappersarbetet. Förlusterna minskar, produktivitetsmarginalerna ökar och kommunikationsnivåerna mellan avdelningarna uppnår en synerginivå som inte var möjlig innan företaget installerade MS Project Professional 2016, som nu sömlöst kopplar samman lokala och internationella projektmedlemmar till en ring av tätt arbetande lagdeltagare. Det är nästan som om de satt i samma rum.

Om man tittar på huvudprogramfönstret finns det ett antal smala ikoner som kantar toppen av programfönstret. Färgkodade för att ytterligare hjälpa cheferna att visualisera en uppgift sitter projektmenyn nära mitten av skärmen. Under menyn finns paneler för teamplanerare och resursfördelare. Andra poster inkluderar en rapportkompilator och en hierarkiskt ordnad uppgiftspanel. Skärmen under dessa menyalternativ liknar i hög grad de rader och kolumner som finns i ett kalkylprogram, även om cellerna i arket är speciellt formaterade så att de kan ta emot data om specifika projektuppgifter. Uppdragets längd, när det börjar och slutar, vilka medlemmar i teamet som ansvarar för arbetet, alla dessa målinriktade detaljer listas på arket. Härifrån kan samarbetsanteckningar och projektuppdateringar läggas in. Diagram, rapporter med mera, programvaran registrerar verkligen visuellt varje enskild detalj om ett projekts framskridande.

Fördelar

• Kalkylbladets layout organiserar projektets tidslinjer och scheman
• Programvaran visar visuellt hur komplexa schemaläggningsaktiviteter går till
• Ger en solid ram för samarbete
• Hanterar alla projekttillgångar
• Skapar grafik för tidslinjer och tidsplaner

Nackdelar

• Det finns en brant inlärningskurva att övervinna
• Integreras inte bra med icke-Microsoftprogram